Årsmøte 2018

PROTOKOLL FOR ÅRSMØTE

Protokoll for årsmøte i AgderLAN
Avholdes i Longum Park, Arendal, 29.04.18

Sak 1. Godkjenne de stemmeberettigede

Sak 2. Godkjenne sakliste og forretningsorden
Godkjenning av saksliste:

1. Årsmøtet ledes av den valgte dirigenten.
2. Protokollen føres av den valgte sekretæren.
3. I protokollen føres det inn forslag og vedtak med antall stemmer for og imot.

Vedtak: Saksliste godkjent enstemmig.

Sak 3. Velge dirigent, referent samt 2 medlemmer til å underskrive protokollen

Innstilling:

Vedtak:

Sak 4. Behandle forslag og saker

Sak A.
Øke styret fra 7 til 8 representanter.
Vedtak:

Sak B.
Innføring av Stillinger, Kasserer, Sekretær og Daglig Leder.
Vedtak: Valg av personer til disse stillingene vil bli tatt på et ordinært styremøte.

Sak 5.a Vedta AgderLANs regnsakp , en generel gjennomgang og innføring av regnskapsfører

Innstilling: Presenteres av Ole Johan Stortuen

Vedtak:

B: Regnskapsfører

Vedtak:

Sak 6. Innføring av nye vedtekter for AgderLAN

1. Styremøter skal kun være møter med ting som skal stemmes over . Eller blir det
   planleggingsmøter som ledere skal være med på.
2. Kommunikasjon er viktig . Og holde en god tone i samholdet. Kritikk mot en person skal tas
   til seg selv om man er leder og beholde roen. Dette gjelder alle. Ingen nebbing eller biting =).
   Vis dette skjer tenk SOS ( step out, Step inn ) stress er en stor faktor husk på dette.
3. Alle må følge planer som er anvist før event og ikke finne på ting som passer dem selv best.
4. Økonomi. Alt skal fra og med 2019 og kjøp før event skal faktureres . ( unntak kan
   forekomme med spesiell god grunn) Det er ikke lenger godkjent med papirbilag som
   kommer fra butikken som dere har dradd kort på . Unntak er eventuelt drivstoff, men kort
   skal bestilles der også. Regnskapsfører skal ansettes.
5. Hver avdeling har sitt ansvarsområde . Det er lov og konsultere med andre og komme til en
   enighet. Men det er ikke lov til og overkjøre andre ledere.
6. Det er ikke lov og sende truende meldinger til andre som jobber for AgderLAN eller som
   sitter i styret. Vis dette forekommer er det grunn til avskjed med umiddelbar virkning.
7. Det er kiosken som bestemmer tid mat skal ut og hva de får. Det er ikke noen som kan
   komme og fortelle at det skal ikke er passende for meg.
8. Medic må være medic. Ikke vakt eller skiftleder grunnet det blir for mye for vedkommende
   og ha kontroll på når det kommer til 400 + mennesker.
9. Kiosk og matproduksjon er det ingen som har tilgang til det området for og være sosiale. Det
   er det ikke plass til . Vi må ha arbeidsro.
10. Sec Skal alltid være synlige med de vestene som er kjøpt inn. Er de ikke på skift , så skal de
    ikke gå med samme antrekk . Det forvirrer deltagere. De må også være mer synlig i hallen.
11. Vulgær ordbruk er ikke akseptabelt uansett alder, crew eller ledelse. Konsekvens blir tatt
    etter alvorlighetsgraden,
12. Promotering av bannere skal kartlegges hvor de skal henge osv.
13. ALT av avtaler skal forkomme skriftlig.
14. De som jobber spesifikt mot sponsorer og nye samarbeidpartnere må vise mer lidenskap. De
    kommer ikke av seg selv.
15. Varer som man muligens kan kjøpe i utlandet er det verdt og sjekke pris på med tanke på
    norske priser . For og holde råvarekost nede.
16. Hallen skal holdes ryddig til en hver tid. Samt at avdeling som har ansvaret for dette tømmer
    avfallet på riktig plass og riktig sortering.
17. Under lanet må sove artikler flyttes på og ryddes. Grunnet brannsikkerhet.
18. Markedsføring, hjemmeside, face og instagram må det bli en forandring på 1-2 personer MÅ
    jobbe fast med kun dette.
19. Pressekontakt skal være tilgjengelig til en vær tid.
20. Blir det mistanke om lobbyvirksomhet eller lignende skal dette meldes ifra om til styreleder.
21. Det som er mulig og få gjort klart før event med tanke på alt fra a til å SKAL være ferdig
    innen 10 januar.
22. Det skal være minimum 2 personer som tar bilder m.m under eventer.
23. Ved valg av nytt styret er det krav om at vedkommende må ha hvert i crewlederroller eller
    frivillig i minimum 2 år.
24. Vedkommende som må skal være i styret må være 22 år.

Sak 7. Valg

a) Valgkomiteens innstilling på leder:
Ole Johan Stortuen

Vedtak:

b) Valgkomiteens innstilling på nestleder:
Ole Johan Stortuen
Lars Christian Storhei

Vedtak:

c) Valgkomiteens innstilling på styremedlemmer:
Daniel Vassdal
Pål Sølvberg
Lars Christian Storhei
Ole Johan Stortuen
Edvin Bjornes
Tom-Eddie Terjesen
Fredrik De Lange
Oscar Wold Halland
Vilde Sølvberg
Hans Christian Jacobsen

Vedtak: Resultatet av valg ble som følger:

Nytt styre ble dermed følgende:

Protokollen skal undertegnes av de to som ble valgt under sak 3.